Una solicitud clara ayuda a recibir propuestas comparables y reduce cambios posteriores. El primer paso es traducir el objetivo del encuentro en información operativa.
01
Define el propósito
Escribe en una frase qué debe lograr el evento. No requiere el mismo ritmo una presentación, una cena de reconocimiento o una celebración de cierre de año.
- Objetivo principal
- Audiencia invitada
- Tono esperado
- Resultado que se quiere conseguir
02
Reúne los datos base
Antes de contactar espacios, prepara la información que condiciona disponibilidad y formato.
- Fecha y alternativa
- Horario estimado
- Número de asistentes
- Tipo de montaje
- Responsable interno de la decisión
03
Anticipa los requerimientos
Identifica si habrá presentaciones, reconocimientos, música, alimentos o proveedores externos. No hace falta resolverlos aún; basta con incluirlos en la conversación inicial.
- Audio y proyección
- Registro o recepción
- Alimentos y tiempos de servicio
- Identidad visual y montaje
- Accesos de proveedores
04
Compara alcance, no solo precio
Solicita que cada propuesta indique con claridad sus inclusiones, horarios, responsabilidades y políticas. Esa información permite comparar el costo real y la capacidad de ejecución.